Monitoring w miejscu pracy. Co powinniśmy wiedzieć?

Monitoring w miejscu pracy nikomu nie wydaje się niczym niezwykłym. Ale czy wiemy o nim wszystko, co powinniśmy wiedzieć? 

Pracodawcy obecnie bardzo chętnie stosują szeroko pojęty monitoring podwładnych. Kontrola ta przybiera różne formy, od najbardziej popularnego monitoringu wizyjnego, po kontrolę aktywności pracowników w Internecie, w tym w szczególności w popularnych mediach społecznościowych. Powody stosowania monitoringu są różne. Jedni pracodawcy uzasadniają to kwestiami bezpieczeństwa, inni natomiast np. wolą wszechstronnej kontroli jakości pracy świadczonej przez załogę. W praktyce zaobserwować można, że pracodawcy często przekraczają granice dopuszczalnego monitoringu podwładnych. Sytuacji tej nie ułatwia brak kompleksowej regulacji tego zagadnienia.

Co na to kodeks?

W polskim porządku prawnym – podobnie jak w innych państwach Unii Europejskiej – nie ma kompleksowej regulacji pojęcia monitoringu pracowników. Co prawda, w praktyce przyjmuje się, że firma może stosować monitoring podwładnych, niemniej kontrola ta nie może być stosowana w sposób dowolny i nieograniczony.
Decydując się na wprowadzenie jakiegokolwiek typu monitoringu, pracodawca musi spełnić określone warunki, aby działania te nie prowadziły do naruszenia praw zatrudnionych osób, w tym w szczególności ich dóbr osobistych takich jak np. godność lub prywatność. Wśród warunków tych wymienia się przede wszystkim:
1) zgodność z prawem – monitoring nie może prowadzić do naruszenia przepisów prawa,
2) proporcjonalność – firma powinna stosować takie formy monitoringu, które w jak najmniejszym stopniu ingerują w prywatność pracowników,
3) usprawiedliwiony cel – szef musi kierować się odpowiednim celem wprowadzenia określonych form monitoringu,
4) transparentność – przed wprowadzeniem monitoringu, szef musi powiadomić pracowników o tym fakcie, jak również określić formy takiej kontroli,
5) ochrona danych – wprowadzając monitoring w firmie firma musi uwzględnić przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
Warto zwrócić uwagę, że słuszność tak wyodrębnionych warunków legalnego monitorowania pracowników potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 lutego 2014 r. (I OSK 2436/12).

Dopuszczalny, ale czy konieczny?

Aktualnie nie budzi większych wątpliwości fakt dopuszczalności stosowania w firmie określonych form monitoringu przy zachowaniu wyżej wskazanych warunków. Pracodawca decydując się jednak na wprowadzenie jakiejkolwiek formy monitoringu, powinien rozważyć cel jak również sens takiego działania. Okazać się może bowiem, szczególnie w mniejszych firmach, że dużo lepsze efekty np. w zakresie podnoszenia jakości pracy czy też efektywności pracowników może przynieść budowanie z nimi relacji opartych na zaufaniu, aniżeli wszechstronne ich kontrolowanie.